Organisation hybride : Quelles clés pour le manager ?

Si les termes d'organisation hybride, de remote working ou encore de télétravail étaient encore inconnus du grand public il y a 3 ans, aujourd'hui ces sujets sont centraux dans la vie des collaborateurs et des entreprises. Le confinement a majoritairement participé à la diffusion rapide du modèle distanciel. Il est à noter que l'obligation du télétravail a été levée il y a plus d'un an maintenant... Pourtant, le travail hybride semble s’être naturellement imposé comme le futur du travail.
Où en somme nous ?
Quels sont les risques que nous avons perçus jusqu’alors ?
Quelles sont les meilleures pratiques pour être le plus productif possible dans un modèle hybride ?

Organisation hybride : définition

L'organisation hybride est l'organisation qui laisse une possibilité à ses collaborateurs de ne pas aller au bureau (1 ou plusieurs jours par semaine). Ainsi les salariés peuvent travailler de leur domicile, et dans certains cas, de n’importe où sur le globe.

Depuis l'avènement du travail hybride, les collaborateurs semblent en raffoler. Une étude réalisée par WeWork and Workplace Intelligence en 2021 a révélé plusieurs points:

• 75 % renonceraient à au moins un avantage contractuel pour avoir la liberté de choisir leur environnement de travail
• 25 % des employés seraient prêts à sacrifier chacun des avantages individuels dont ils disposent pour pouvoir choisir leur lieu de travail.

Et pour cause, le travail hybride a fait ses preuves sur la productivité, l'investissement et l'engagement des employés au travail. Selon une enquête CISCO 60% des collaborateurs français affirment que leur productivité et la qualité de leur travail se sont améliorées.

En effet, le travail hybride a permis aux collaborateurs de trouver un équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle. Ils passent plus de temps avec leur famille, s'accordent plus de temps pour leurs projets personnels ou encore pour leurs activités extraprofessionnelles.

Par ailleurs selon cette même enquête a révélé que 70,5 % des collaborateurs ont constaté un meilleur équilibre entre leur vie professionnelle et leur vie privée en passant moins de temps au bureau.
Aujourd'hui 62% des emplois en France peuvent être effectués à distance. Et 80% des cadres ont déjà envisagé le travail hybride pour leurs collaborateurs. Il est clair que le futur de l'emploi se trouve dans les maisons des candidats/collaborateurs.

Néanmoins, la réalité est la suivante : l'organisation hybride est plus qu'une modalité de travail. C'est un chantier RH qui fait naître plusieurs enjeux. Il demande de réinventer la plupart des process préexistants, une réelle préparation et un plan d'action des équipes RH, une bonne transmission de l'information tout au long de sa mise en place... Mais le jalon le plus important de l'organisation hybride reste la formation et la préparation des managers et des équipes.

Organisation hybride : quels enjeux ?

Conserver le bien-être mental et physique des collaborateurs

« L’idée, c’est de pas décrocher de la boîte », assure Édouard, 42 ans, qui témoigne pour Ouest France Économie. Et il a totalement raison. Travail hybride égal moins (ou pas) d'affluence dans les bureaux. Ainsi, au sein d'une organisation hybride, la culture d'entreprise est plus difficile à diffuser parce qu'on est plus loin de cet écosystème et des personnes qui le composent.

Le risque le plus dangereux reste l'isolement social des collaborateurs. En télétravail, les échanges informels entre les collaborateurs se font plus rares. Les fameuses pauses-café et les conversations qui peuvent en découler et permettent l'échange entre pairs. Le manque d'interactions sociales au travail peut se révéler être un réel enjeu pour certains profils de collaborateurs.

Le travail hybride crée aussi une surconnexion des salariés liée à l'utilisation d'outils et de média digitaux pour garantir le télétravail. C'est un sentiment souvent décrit par cette difficulté à "déconnecter" ou encore ce geste de plus en plus commun de fermer l'ordinateur en fin de journée.

On constate aussi une augmentation du stress chez les collaborateurs en télétravail. Elle est souvent liée à la sensation d'être épié, la surcharge de travail, le manque de confiance en soi et d'interaction.

Voici un article complémentaire sur les risques psychosociaux au travail pour en savoir plus sur ce sujet. Quoi qu’il en soit le travail à distance est une modalité de travail qui nécessite d'en apprendre les meilleures pratiques, pour préserver les collaborateurs de tous les risques qui les menacent.

Apprivoiser les outils digitaux

Des rendez vous en salle de réunion aux simples envois de liens Zoom, Teams ou encore Google Meets, des discussions dans les bureaux aux chats sur Slack, to-do lists sur Notion, ou encore rétroplannings sur Asana... Toujours plus d'outils viennent enrichir (ou alourdir ?) la vie des collaborateurs. En effet nous sommes en pleine transition digitale et la jeune force de travail est habituée à découvrir et utiliser de nouveaux outils digitaux.

Mais ce n'est pas le cas de tous les acteurs d'une organisation. Pour certains collaborateurs, la transition numérique a été abrupte à cause de la mise en place rapide du télétravail. Il en va de la responsabilité des entreprises de former leurs collaborateurs au maniement et à la maîtrise des outils utilisés.
Dans une organisation hybride, les outils de collaborations sont indispensables. Sans eux, il serait impossible de collaborer et d’instaurer une réelle cohésion entre les membres d'une équipe hybride. Bien utilisés, ils sont même créateurs de liens sociaux et ont un réel pouvoir sur la culture d'entreprise et la productivité en télétravail.

Réinventer la manière de travailler en équipe.

40 % des télétravailleurs constatent une dégradation de la qualité du lien avec leurs relations de travail, selon Malakoff Humanis et 39% des collaborateurs en rythme hybride déplorent un manque d'accompagnement.
Que révèlent ces chiffres ? Que les Français non préparés au travail hybride ressentent le manque de cohésion et de communication au sein de leurs équipes. Que la force managériale n'était pas formée ou préparée aux nouveaux rôles qui leur incombent dans une organisation hybride.

Les meilleurs conseils de management hybride :

1. Faites preuve d’adaptation

L’organisation hybride créer beaucoup de changements au sein des différents métiers qui la composent. Et la plupart de la pression repose sur les épaules des managers qui doivent accompagner le changement au sein des équipes hybrides. Mais pour accompagner le changement correctement, il est nécessaire à tout manager, d’accepter le changement de ses prérogatives. Il faut voir, comprendre et intégrer les changements de posture que vous devez adopter.

Là où certains managers voient le management à distance comme une perte de pouvoir, vous devez le voir comme une opportunité d’actualiser votre manière de manager. Car manager à distance oblige à repenser sa façon de piloter et d’animer, cela implique un changement profond dans les postures et les méthodes que vous allez adopter.

2. Définissez clairement le rôle du manager hybride

Articulez votre valeur ajoutée dans cette nouvelle organisation. Guidez le processus de gestion et ne produisez plus. Réalignez votre pratique professionnelle.

Le rôle du manager dans l'organisation hybride est central. En tant que manager d'une équipe hybride, votre rôle principal est de suivre le bien-être de vos collaborateurs, d'animer la vie d'équipe, d'assurer la fluidité des communications inter-collaborateur. En bref, dans une organisation hybride vous ne pouvez pas vous contenter d'un management tourné objectif. Seul un management d'équipe vous permettra de tirer le meilleur de chacun de vos collaborateurs. Il vous faut vous tourner vers un management prônant l’autonomie, la pro-activité et la responsabilisation des équipes.

Il s'agit ici de comprendre quelle est votre vraie valeur ajoutée en tant que manager. L'organisation des tâches ? Le suivi des KPIs ? Assurer la productivité de votre équipe ? Permettre à vos collaborateurs de monter en compétence ?

Une fois ces valeurs ajoutées trouvées, n'oubliez pas que vous n'êtes pas le seul à avoir besoin de prendre de la hauteur sur la situation. Aidez-vous de vos pairs qui sont dans la même situation. Distance ou non, ce n'est pas ce qui doit vous arrêter de réfléchir en intelligence collective avec d'autres managers hybrides ou avec votre équipe.

L'article Forbes de l'expert David Autissier pourrait vous donner des pistes sur quelle posture adopter en tant que manager hybride.

3. Instaurez une communication saine et variée

Comment pallier aux discussions de bureau, à l'émulation des groupes, aux moments passés à partager un repas et aux échanges informels qui manquent tant au travail à distance ? Tous ces petits instants qui participent à la création d’une cohésion d'équipe optimale et d'une culture de la communication et de l'échange et qui préviennent l'isolement social. Autant de moments qui n'existent pas de fait dans une organisation hybride.

En tant que manager, il en revient à vous de montrer l'exemple. Envoyez des messages à vos collaborateurs en utilisant les moyens mis à disposition par votre entreprise. Appelez-les pour prendre des nouvelles. Prenez le temps de construire ces nouveaux échanges informels.

Créez des moments de partage en dehors du cadre du travail. Un dîner d'équipe ? Partager un repas autour d'une visioconférence ? Des meetings en équipe réguliers ? Les limites sont celles de votre imagination ! Sachez en tout cas, qu'en créant ces petits moments d'échange, individuel ou en équipe, vous verrez une hausse du bien-être au travail hybride, une communication plus saine et une cohésion d'équipe optimale !

4. Personnalisez votre communication

Le succès d'un manager dépend de sa capacité à apporter des contributions spécifiques à chaque membre de l'équipe. Chacun est différent et ressent le besoin de traitements spécifiques adaptés à ses besoins. Pour assurer votre rôle de manager hybride, il est important d'avoir une vue d'ensemble sur l'équipe, mais également sur chacun de ses membres. Connaître les individualités qui composent votre collectif vous permettra de répondre plus efficacement aux problèmes de chacun.

Prévoyez des plages horaires récurrentes avec chaque membre de votre équipe (ou en comité restreint dans la mesure du possible). Pendant ces sessions, demandez du feedback, faites-en, récoltez les besoins de chacun. Grâce à cette méthode, vous pourrez facilement détecter et/ou rattraper un collaborateur en moins bonne forme et vous construirez une relation de confiance entre vous et vos collaborateurs.

5. Déléguez vos tâches et motivez vos équipes

Si vous voulez pouvoir effectuer toutes ces tâches d'animation d'équipe qui sont si importantes pour le bien-être de votre équipe hybride, vous allez devoir apprendre à déléguer.

Déléguer des tâches ou des projets implique de les rediriger vers d'autres membres de l'équipe. Vous pouvez déléguer du travail pour attribuer des responsabilités ou parce que les tâches ou les plans sont plus alignés sur les priorités, les compétences ou les intérêts des autres membres de l'équipe. C'est une notion qui est particulièrement importante dans le cadre du télétravail ou du travail hybride.

En plus de vous libérer du temps, déléguer vous permettra de montrer à vos collaborateurs que vous leur faites confiance pour gérer, monitorer et driver un projet important. Ils se sentiront valorisés par votre confiance, galvanisés par cette nouvelle tâche et monteront en compétence.

Néanmoins c'est l'une des choses qui demande manifestement le plus d'effort au manager. Aujourd'hui la majeure partie du temps de travail d'un manager est allouée à la production (on en est certain? je dirai 60% du temps alloué à la production, alors que cela devrait être l’inverse…) . Or, s'il déléguait plus, il pourrait allouer ce temps à l'animation de son équipe.

Pour que vous puissiez étoffer ce sujet par vous-même, voici un top 10 conseils pour déléguer efficacement.

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